Uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers loon vormen, ook als het gaat om kosten die 100% zakelijk zijn. Er is een vrije ruimte waarbinnen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij gegeven kunnen worden. De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de fiscale loonsom. Is het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers hoger dan de vrije ruimte, dan moet u over het meerdere een zogenaamde eindheffing van 80% betalen.
Let op! In 2020 gaat de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 van de loonsom omhoog naar 1,7%.
Bonussen en eindejaarsuitkeringen zijn doorgaans bruto. Wellicht dat u deze uitkeringen geheel of gedeeltelijk belastingvrij kunt doen, bijvoorbeeld in de vorm van een vergoeding voor reiskosten. Mogelijk hebt u nog een deel van de vrije ruimte over om bonussen belastingvrij uit te betalen.
Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gelden aparte vrijstellingen, die niet ten laste komen van de vrije ruimte. Wanneer de vergoeding hoger is dan de daarvoor geldende norm, dan is het deel boven de norm belastbaar loon voor de werknemer. Er zijn ook verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd. Daarvoor hoeft dus geen bedrag bij het loon geteld te worden.